Préparer les arrivées d’un riad avec Riad Admin

Retrouver l’arrivée dans le dossier du séjour

Commencez par les arrivées du planning : vérifiez la chambre, les dates et le nombre de voyageurs. Lorsqu’une réservation est disponible dans Riad Admin, son dossier sert de point de référence pour préparer l’accueil. Vous évitez de recréer un tableau de transmission pour chaque séjour.

Les notes et demandes du séjour permettent de conserver un horaire, un transfert, une configuration de lits ou un repas. L’équipe autorisée retrouve ces informations dans la fiche de réservation, la fiche voyageur et la messagerie. Renseignez la confirmation obtenue plutôt qu’un simple « transfert OK » : horaire convenu, rendez-vous et point restant à vérifier.

Une demande enregistrée reste une information de travail. Le prestataire doit confirmer le transfert et la facturation d’un service se traite séparément. Le guide de gestion d’une réservation explique le parcours du produit.

Anticiper les échanges avant l’arrivée

Riad Admin propose des messages automatiques de bienvenue et de veille d’arrivée. Ils nécessitent l’activation des options correspondantes, une présentation de l’établissement renseignée et une messagerie configurée. Le message de veille peut demander l’heure d’arrivée et les informations de vol utiles à un transfert.

L’automatisation lance l’échange ; la réception vérifie la réponse et conserve les informations confirmées dans le séjour. Distinguez l’heure d’atterrissage, le rendez-vous du chauffeur et l’arrivée estimée au riad. Un message envoyé ou un numéro de vol reçu ne constitue pas la confirmation du transport.

Pour les autres échanges, les suggestions de réponse de l’IA restent des brouillons à relire avant envoi. La documentation de la messagerie décrit cette utilisation.

Préparer la chambre avec le ménage lié au planning

La journée de ménage est construite à partir des arrivées et départs enregistrés dans le planning. Les chambres à traiter apparaissent pour la date concernée : vous n’avez pas à recopier chaque réservation dans une liste de ménage distincte.

L’agent ouvre l’intervention, suit sa checklist et joint les photos prévues. Le responsable consulte l’avancement et les incidents. Les photos obligatoires doivent être présentes avant de terminer l’intervention ; l’équipe reste chargée de la préparation et du contrôle sur place.

Le module distingue la préparation avant arrivée et l’état des lieux après départ : ces phases de ménage organisent le travail de la chambre, tandis que le dossier voyageur suit son propre parcours de check-in.

Pour adapter les contrôles de votre maison, utilisez les modèles de checklist, puis le suivi des interventions.

Faire compléter les fiches sans retranscription papier

Le check-in s’ouvre depuis la réservation et reprend le contexte du séjour, avec les voyageurs attendus. Après l’ajout des photos de leurs documents dans le parcours prévu, partagez le lien ou affichez le QR code pour que chaque voyageur complète et signe sa fiche sur son téléphone.

L’équipe contrôle les fiches et termine le check-in. Cette validation est enregistrée sur la réservation ; les informations voyageurs se retrouvent dans Base client. Le travail consiste à vérifier les éléments du séjour et les fiches remplies, plutôt qu’à recopier un formulaire papier.

Les cinq contrôles à faire avant d’accueillir

• Le planning indique la bonne chambre, les bonnes dates et les voyageurs attendus.
• Les notes du séjour reprennent l’horaire et les demandes réellement confirmés.
• L’intervention de préparation est suivie ; un incident bloquant a été traité avec le responsable.
• Les fiches voyageurs sont complétées et les éléments requis sont vérifiés avant validation du check-in.
• La personne qui accueille sait ce qui reste à confirmer et qui s’en charge.

Au départ, retrouvez l’état des lieux prévu dans le module Ménage et suivez les points qui conditionnent la prochaine préparation. Garder le planning à jour et traiter les incidents permet à l’équipe suivante de travailler à partir du même séjour et des mêmes interventions.